Die 8 Wege, Lean Portfolio Management zu vermasseln

Willkommen zur ultimativen Anleitung, wie Sie Ihr Lean Portfolio Management garantiert zum Scheitern bringen. (Achtung: Ironie!)

Sie haben sich also für Lean Portfolio Management entschieden? Ausgezeichnet! Damit haben Sie den ersten Schritt in Richtung eines freiwilligen Sturzflugs in die Tiefen der Ineffizienz getan.

Keine Sorge, Sie müssen sich nicht mal anstrengen, um zu scheitern. Mit diesen Tipps stolpern Sie ganz von selbst in die bereitgestellten Fallen. Lehnen Sie sich zurück und genießen Sie die Show, während Ihr Lean Portfolio Management in einem glorreichen Feuerwerk implodiert.

Natürlich kann ich an dieser Stelle nur einige kurze Gedankenanstöße geben. Wenn Sie tiefer in die Materie einsteigen möchten oder Hilfe bei der Bearbeitung Ihrer spezifischen Anforderungen benötigen, stehe ich Ihnen gerne persönlich zur Verfügung. Gerne gebe ich auch die Bilder in hoher Auflösung für den Posterdruck oder auf Ihr Unternehmen angepasst weiter. Sprechen Sie mich einfach an. Kontakt

#1 WIP-Limits ignorieren

Warum sollten Sie Teams auf wenige Aufgaben beschränken, wenn Sie ihnen doch auch gleich alles auf einmal aufhalsen können? Hauptsache, alle sind ständig beschäftigt! Stoppen Sie auf keinen Fall laufende Tätigkeiten, wenn Sie neue zum sofortigen Beginn einplanen lassen. Sonst könnte jemand denken, Sie hätten sich verplant. Ob die Themen jemals abgeschlossen werden, ist dabei nebensächlich.

Aber Spaß beiseite: Weniger ist oft mehr. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben und vermeiden Sie Multitasking. Geben Sie Ihren Teams die Möglichkeit, sich auf wenige Tätigkeiten zu konzentrieren und diese auch abzuschließen. So erhöhen Sie die Effizienz und die Qualität der Ergebnisse. Definieren Sie klare Prioritäten und kommunizieren Sie diese an die Teams. Schaffen Sie Freiräume für konzentriertes Arbeiten und vermeiden Sie unnötige Unterbrechungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Aufgaben abschließen, bevor sie neue beginnen. Und denken Sie daran: Eine hohe Auslastung bedeutet nicht automatisch eine hohe Produktivität. Manchmal ist es sinnvoller, einzelne Aufgaben zu pausieren oder ganz zu stoppen, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

#2 Für Intransparenz sorgen

Strategische Pläne? Auf keinen Fall mit allen Mitarbeitern teilen! Am besten hütet man diese wichtigen Informationen wie einen Schatz und lässt nur einen kleinen, auserwählten Kreis von Führungskräften daran teilhaben. Sollten Entscheidungen nicht am besten im Geheimen getroffen werden?

Aber Spaß beiseite: Transparenz und Offenheit sind nicht nur Schlagworte, sondern bilden das Fundament für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und motivierte Mitarbeiter. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern eigenverantwortliches Handeln, indem Sie ihnen Transparenz bieten. Gewähren Sie ihnen Einblick in die strategischen Pläne, damit sie die Vision und den Sinn ihrer Arbeit erkennen. Zeigen Sie ihnen außerdem den Funnel, und erläutern Sie die Priorisierung von Aufgaben und Projekten. So verstehen sie den Kontext ihrer Arbeit und können ihren eigenen Beitrag zum Gesamterfolg besser einschätzen.

#3 Das Portfolio von der strategischen Ausrichtung lösen

Eine Unternehmensstrategie? Das ist doch nur Theorie! Im besten Fall vielleicht eine hübsche Marketingaktion. Meinen Sie nicht, dass die Realität ganz anders aussieht?

Aber Spaß beiseite: Eine klare Unternehmensstrategie ist essenziell für den Erfolg jedes Unternehmens. Sie gibt Orientierung, definiert die langfristige Vision und bildet die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen. Stimmen Sie Ihr Portfolio konsequent auf die strategische Ausrichtung ab. So stellen Sie sicher, dass alle Projekte und Initiativen zur Erreichung Ihrer Vision beitragen. Eine enge Abstimmung zwischen Strategie und Portfolio ermöglicht es Ihnen, Ressourcen effizient einzusetzen und Synergieeffekte zu nutzen. Überprüfen Sie Ihr Portfolio regelmäßig und passen Sie es an die Strategie an. Eine klare strategische Ausrichtung schafft Transparenz, motiviert die Mitarbeiter und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

#4 Sich auf die großen, langfristigen Ziele beschränken

Wer braucht schon mickrige Epics mit messbarem Wert? Wahre Helden verlieren sich in jahrelangen, unübersichtlichen Initiativen ohne klare Ziele! Hauptsache, man ist auf dem Weg zu etwas Großem – ob man es jemals erreicht, ist doch nebensächlich. Oder?

Aber Spaß beiseite: Gerade in der heutigen schnelllebigen Zeit sind greifbare Epics unerlässlich, um komplexe Vorhaben zu strukturieren. Definieren Sie klare Ziele und messbare Zwischenergebnisse, um den Fortschritt zu verfolgen und frühzeitig auf Abweichungen reagieren zu können. Ein realistischer Zeitplan, der Ihnen hilft, Ihre Ressourcen effizient einzusetzen und Termine einzuhalten, lässt sich nur auf Basis klarer Ziele und messbarer Zwischenergebnisse erstellen. Zerlegen Sie große Initiativen in kleinere, überschaubare Arbeitspakete, um die Komplexität zu reduzieren und die Motivation der Teams zu erhalten. Feiern Sie regelmäßig die Erfolge und lernen Sie aus Fehlern, um sich kontinuierlich zu verbessern.

#5 Für willkürliche Priorisierung sorgen

Wer braucht schon objektive Kriterien für die Priorisierung, wenn man doch selbst am besten weiß, wo es langgeht? Wer viel verdient, hat natürlich auch immer recht – schließlich ist er ja ganz oben in der Hierarchie angekommen. Wozu also Zeit auf lange Erklärungen und Begründungen verschwenden?

Aber Spaß beiseite: Objektive Kriterien und eine transparente Entscheidungsfindung sind die Grundlage für eine effektive Priorisierung. Verlassen Sie sich nicht allein auf Ihr Bauchgefühl. Nutzen Sie stattdessen Methoden wie WSJF (Weighted Shortest Job First), um Aufgaben zu priorisieren. Berücksichtigen Sie dabei den geschäftlichen Wert, die Risikobewertung und den zeitlichen Aufwand der Aufgaben. Beziehen Sie die Teams in den Prozess ein und geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Meinung zu äußern und Entscheidungen mitzubestimmen. Eine klare und nachvollziehbare Kommunikation der Priorisierung schafft Verständnis, fördert die Motivation und erlaubt es den Teams, effizient und zielgerichtet zu arbeiten.

#6 Ausschließlich ausgewählte Aspekte mit Kapazitäten ausstatten

Ah ja, nicht-funktionale Anforderungen! Warum sollten Sie auch so etwas Theoretisches wie Stabilität, Sicherheit oder Performance brauchen, wenn Sie auch ausschließlich viele bunte Features fordern können?

Aber Spaß beiseite: Nicht-funktionale Anforderungen sind zwar nicht immer greifbar, aber dennoch unerlässlich für den Erfolg eines Portfolios. Technische Schulden sollten Sie nicht ignorieren, sondern frühzeitig reduzieren, um größere Probleme in der Zukunft zu vermeiden. Dafür ist es notwendig, ausreichend Kapazität zur Verfügung zu stellen, anstatt die Teams diese Themen nur nebenbei bearbeiten zu lassen, wenn gerade nichts anderes ansteht. Das wird nicht eintreten. Planen Sie aktiv Kapazität für alle Aspekte Ihres Wertstroms ein. Wenn Sie das nicht tun, riskieren Sie, dass diese Aspekte gar nicht umgesetzt werden.

 

#7 Aufgaben finanzieren

Warum ganze Wertschöpfungsketten finanzieren, wenn Sie doch gezielt einzelne Aufgaben nach aktuellem Bedarf erledigen lassen können? Klingt das nicht viel flexibler und agiler?

Aber Spaß beiseite: Anstatt Aufgaben isoliert zu betrachten und einzeln zu vergeben, ist eine ganzheitliche Betrachtungsweise empfehlenswert. Besonders kritisch ist es, wenn einzelne Aufgaben nur deshalb weggelassen werden, weil man ihre Bedeutung für das Ganze nicht versteht. Dies kann im schlimmsten Fall die gesamte Wertschöpfungskette in Frage stellen und einen Dominoeffekt auslösen. Nach und nach verlieren dann weitere Aufgaben ihre Funktion.

Indem die Teams die Details und Abhängigkeiten der Aufgaben verstehen und in einen größeren Kontext einordnen, kann das Portfoliomanagement seine Aufgabe erfüllen: die strategische Ausrichtung durch Finanzierung ganzer Initiativen zu verfolgen und dadurch nachhaltigen Wert zu schaffen.

#8 Für Blindflug sorgen

Portfolio-Metriken? Wo Sie bis jetzt immer wunderbar mit den Projektampeln zurechtgekommen sind? Das „Management by Hope“ hat doch seinen Zweck erfüllt. Oder hat Hoffnung allein vielleicht doch nicht ausgereicht, um ein erfolgreiches Projektportfolio zu führen?

Aber Spaß beiseite: Natürlich ist es verlockend, sich auf sein Bauchgefühl zu verlassen. Aber die Realität zeigt: Ohne messbare Kennzahlen gleicht die Steuerung eines Portfolios einem Blindflug. Man weiß nie so genau, ob man auf dem richtigen Kurs ist oder ob man geradewegs gegen eine Wand fliegt.

Portfolio-Metriken sind unerlässlich, um Transparenz in Bezug auf die tatsächlichen Vorgänge zu schaffen. Sie decken Schwachstellen und Optimierungspotenzial auf und liefern die Grundlage für fundierte, nachvollziehbare Entscheidungen, die sich besser diskutieren lassen. Durch die Analyse von Metriken können Risiken frühzeitig erkannt und minimiert werden. Darüber hinaus erleichtern gemeinsame Kennzahlen die Kommunikation zwischen verschiedenen Stakeholdern, da sie eine einheitliche Sprache und ein gemeinsames Verständnis der Performance schaffen.

Portfolio-Metriken sind also kein lästiges Übel, sondern ein unverzichtbares Werkzeug für eine erfolgreiche Portfoliosteuerung.